Google Workspace: trucos y consejos para mejorar tu productividad – Tips


Google Workspace

Google ya ha hecho disponible su espacio de trabajo para todos los usuarios, sin importar que paguen o no una suscripción. Su nombre es Google Workspace y viene dispuesto a ayudarte a ser más productivo. Pero, ¿qué es exactamente este servicio? ¿Qué trucos y consejos te permitirán exprimirlo al máximo? Hemos elaborado esta guía para que lo nuevo de Google no tenga secretos para ti.

Los cambios que la compañía ha introducido en sus servicios y que ha enmarcado dentro de Google Workspace afecta, principalmente, a sus aplicaciones web. Por eso, todo lo que explicamos en este artículo es aplicable para usuarios de Windows, macOS o Linux. Lo único que necesitás es un navegador compatible. Por supuesto, en tuexperto también te hemos hablado de otras aplicaciones de la compañía, como YouTube.

¿Qué es Google Workspace y para qué sirve?

https://www.youtube.com/watch?v=bE31y5HbukA

Google Workspace es el término que ha asignado la compañía a la unificación de varios de sus servicios. El eje central de este es Google Chat, que pasa a estar disponible en Gmail de manera integrada y que da acceso al resto de las aplicaciones. Con esta nueva versión de los servicios de Google en la web tendrás la capacidad de organizarte mejor y, sobre todo, de colaborar con otros usuarios de forma más sencilla.

Con su nombre indica, estos espacios de trabajo están enfocados al entorno laboral. No obstante, la llegada de Google Workspace a cuentas gratuitas permitirá que los usuarios usen todo su potencial en la vida personal. Así, es posible organizar mejor el horario dentro de la familia o planificar un viaje con amigos. No podemos enumerar todos los usos de Google Workspace. Al fin y al cabo, dependerá de cada usuario, de sus circunstancias y necesidades. Lo que sí sabemos a ciencia cierta es que su potencial es enorme.

¿Cómo activar Google Workspace en tu cuenta?

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Activar Google Chat en Gmail es la puerta de entrada a la integración de los servicios de Google con Workspace.

Si deseas activar Google Workspace en tu cuenta, debes dar los siguientes pasos:

  1. Abre tu bandeja de entrada en Gmail.
  2. Haz clic en la rueda dentada para ver los ajustes rápidos.
  3. Selecciona la opción Ver todos los ajustes.
  4. Abre el apartado Chat y Meet.
  5. En la sección Chat, selecciona Google Chat.

Google Chat es el componente que debes activar para que tu cuenta gratuita integre diversas funciones de Google. Pero, si no te queda muy claro cómo aprovechar esta nueva función, sigue leyendo porque te lo contamos.

Los mejores trucos en 2021 para Google Workspace

Conocer mejor las funciones de Google Workspace es la clave para sacarle todo el partido. Seguidamente, te mostramos las mejores.

Crea una nueva sala para organizarte con tu familia o amigos

La creación de salas es el punto de partida a la colaboración con otros usuarios y a la integración de los diferentes servicios de Google. Si deseas crear una nueva, sigue estos pasos:

  • Haz clic en el botón + (más) que verás junto a Salas.
  • Pincha en Crear sala.
  • Añade un nombre a tu sala y, si lo deseas, un emoji.
  • Especifica el correo de las personas a las que quieres invitar.
  • Haz clic en Crear para confirmar.

A partir de ahora, tu nueva sala estará disponible en el apartado Salas de Gmail.

Crea nuevos archivos desde Gmail

Google Workspace: trucos y consejos para mejorar tu productividad 1

Otra novedad interesante es la creación de documentos sin salir de Gmail. Simplemente debes acceder a la sala en la que deseas compartir el archivo, pulsar en el icono de creación de documentos y seleccionar la tipología. Debes saber que este estará disponible en tu unidad de Drive y que se compartirá automáticamente con todos los miembros de la sala. En este sentido, Google Chat permite indicar si estos podrán editarlo o no.

Añade tareas compartidas con otros usuarios

La compartición de tareas también llega con Google Workspace. En la parte superior de cada sala tendrás disponible la pestaña Tareas. Al hacer clic en ella, podrás añadir tareas y recordatorios que todos los participantes verán. Las entradas creadas en este espacio quedan limitadas a él. Por lo tanto, no es posible ver las tareas creadas desde los espacios de trabajo en la lista de tareas personal o en el calendario.

Configura las notificaciones de la nueva sala

Google Workspace: trucos y consejos para mejorar tu productividad 2

La productividad también pasa por reducir el estrés. A medida que aumenten los mensajes recibidos, las notificaciones se volverán más y más molestas. Por eso, te recomendamos que modifiques este parámetro de manera individual en cada sala dependiendo de la importancia del tema a tratar. Es posible seleccionar entre notificar siempre, notificar solo cuando te mencionan o nunca.

Añade un emoji a tus grupos en Google Workspace

Los emojis pueden ayudarte a identificar las salas de forma más eficaz. Puedes añadir un emoji de esta manera:

  • Abre una sala.
  • Haz clic en el nombre de la sala.
  • Selecciona Editar nombre y emoji.
  • Elige el emoji que mejor se adapte a la sala.

Desactiva el historial de conversación en Google Chat

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En los ajustes de cada sala encontrarás la opción Desactivar el historial. Con ella se eliminarán los mensajes transcurridas 24 horas. Es una función parecida a los mensajes temporales de WhatsApp y Telegram, ideal para reducir la longitud del historial de la conversación.

Haz videollamadas desde Gmail

Otra de las características que se han integrado en Gmail es la de hacer videollamadas. Usando esta función podrás invitar a toda la sala a unirse de forma sencilla. Para hacerlo, pulsa sobre el botón de la cámara, situado en la parte derecha del campo de escritura. En el chat se publicará una invitación a la videollamada con el botón Unirme disponible para todos los miembros.

Modifica tu estado para otros

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¿No estás disponible para atender los mensajes que recibas en Google Chat? No hay problema. Házselo saber al resto modificando tu estado. Esta opción está disponible en la parte superior derecha de la pantalla. Allí encontrarás el ajuste Automático, que modifica el estado en función de tu actividad. También No molestar, que silencia las notificaciones. Por último, dispones de la opción Ausente, que indica que no estás disponible en ese momento. Con todo, también podrás crear tu propio estado con la opción Añadir un estado.






Publicado en TuExperto el
2021-06-15 02:51:39

Autor:
Edgar Otero

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