10 + 1 trucos para convertirse en un maestro del correo de Hotmail Outlook

¿Eres de los que sigue prefiriendo el clásico correo de Microsoft al de Google? ¿O de los que tiene que usar Outlook (el antiguo Hotmail) en lugar de Gmail por su trabajo? Pues no te pierdas esta serie de trucos para hacer que tu gestión de correos sea más cómoda, personalizada y fácil. Y es que hay muchas herramientas que deberías conocer de Hotmail/Outlook que te pueden ayudar en tu día a día.

1. Cómo usar el modo oscuro

Es una tendencia generalizada y que llega directamente de los móviles. Unos lo usan para tratar de evitar cansar su vista cuando se pasan horas delante del teléfono. Otros lo aprovechan para tratar de alargar la batería de su móvil. En este caso puedes aplicar el modo oscuro de Outlook también en la computadora, lo cual ayuda a que tu vista no se vea dañada por el brillo de este.

Solo tenés que ir a la rueda dentada en la esquina superior derecha. Al desplegarse podrás ver la función Modo oscuro. Actívala para cambiar el aspecto de todo el correo electrónico, cambiando los colores y el blanco por el negro y los grises. Eso sí, algunos temas no están disponibles en su versión oscura, así que tendrás que optar por cambiar el diseño a la forma más sencilla y luego activar el modo oscuro para poder usarlo a tu favor.

Y ojo porque el tema oscuro también está disponible en la aplicación para móviles. Lo puedes activar al desplegar el menú lateral con el botón de las tres rayas, aquí accede a la configuración. Baja entonces hasta el apartado Preferencias, donde encontrarás el submenú Tema. Al pinchar en él podrás escoger entre el tema claro de siempre, el oscuro o el establecido por el ahorro de batería. De esta manera podrás disfrutar de cualquier tema o incluso de los dos según el nivel de carga de tu móvil.

2. Organizar tu calendario

Existe una función avanzada de lo más interesante si usas tu correo electrónico base de tu trabajo y tu día a día. Es decir, si quieres asignar algún correo con indicaciones a una fecha, puedes hacerlo para crear de este correo electrónico una herramienta de organización y productividad. Directamente en el escritorio y sin tener que hacer absolutamente nada. Solo lo siguiente.

Pulsa en el icono del calendario de la barra superior, en la parte izquierda de la ventana. Aquí tenés la opción de organizar el calendario o las tareas que tenés que hacer para este día. Es tan sencillo como arrastrar un  correo desde la bandeja de entrada hasta la parte de la derecha, la del calendario. Esto hará que se abra una nueva ventana para poder organizar esta información como una tarea o como una cita. Todo ello contando con la información del correo directamente en la tarea. Así tendrás todo a mano y sabrás qué tenés que hacer en cada momento.

3. Listas de tarea

Sin embargo, si en vez de citas tu correo de trabajo necesitás organizar tareas, también lo puedes hacer con Outlook sin usar otras herramientas ni una agenda. Es decir, que puedes generar tareas de tu día a día y recopilar en ellas toda la información recogida en algún correo para que no se te pase nada.

Pincha en el icono del calendario en la parte superior derecha de la pantalla para desplegar esta opción. Y, en lugar de quedarte en el calendario pincha sobre la opción To Do (para hacer). Aquí podrás crear tareas como organizar fiesta, hacer compra, o cualquier otra acción más elaborada. Lo interesante es que puedes arrastrar los correos a las diferentes tareas creadas para tener esta información organizada según los quehaceres.

4. Herramienta de notas

Outlook es mucho más que una mera herramienta de correo electrónico. Lo has visto con las funciones anteriores, pero también lo puedes comprobar al usarlo como una herramienta de notas. Algo que hace que no necesites ni siquiera una agenda para llevar toda la información encima.

En la parte izquierda de la pantalla, junto a las diferentes bandejas de correo, existe una sección llamada Notas. Aquí puedes sumar diferentes apuntes para que no se te olvide ninguna información. Además puedes crear un código de colores para diferentes notas, usar recursos como listas y formatos de texto, etc.

5. Volver al formato clásico

El formato conversación en el correo electrónico puede ser muy práctico cuando cruzas muchos mensajes con otro usuario. Una forma de organizar por temas y no tener la bandeja de entrada completamente saturada. Pero si sos de los usuarios clásicos que prefiere tener cada nuevo mensaje en la cabecera de tu bandeja, esto es lo que debes hacer.

Basta con que pulses sobre la rueda dentada para desplegar los ajustes básicos de Outlook. Aquí verás un apartado especial sobre la Vista de conversación. Cuentas con tres opciones: mostrar los mensajes más recientes en la parte superior, mostrar los mensajes más recientes al final de la conversación o, lo que te puede interesar en este caso: desactivado. Con esta última opción tu bandeja de correo dejará de agrupar las respuestas y mostrará cada mensaje de forma individual.

6. Limpieza automática de correo

Existe una fórmula para automatizar la limpieza de correo en Outlook. Es decir, una manera de programar que ciertos correos desaparezcan de tu bandeja de entrada para evitar que acabe saturada. Lo único que necesitás es crear una regla o programación y después aplicarla a la limpieza.

Despliega los ajustes de Outlook en la rueda dentada. Después busca al final de esta pestaña la opción de acceso al resto de ajustes, lo que hará aparecer una nueva ventana emergente.

En esta pantalla de ajustes avanzado pincha en Reglas para crear la susodicha programación. Aquí podrás dar nombre a la regla, pero lo importante es que crees un criterio. Despliega la barra de opciones de Seleccione una condición y busca aquí el criterio de Tamaño de mensaje. Puedes elegir el mínimo o el máximo, para que los correos que casen con ese criterio sean eliminados. Deberás escoger el número de kb para que esto suceda, claro. Y, por supuesto, deberás escoger la opción eliminar. Será la fórmula adecuada para que dichos mensajes se eliminen frecuentemente.

7. Crear una firma para tus correos

Queda profesional, es útil para no perder el tiempo reenviando información de contacto y puedes automatizarlo todo. Las firmas en los correos nunca están de más. Y Outlook te permite crear la tuya propia de manera sencilla.

Basta con que despliegues los ajustes en la rueda dentada y después accedas a las opciones avanzadas al final de menú desplegado. Con ello aparecerá una nueva ventana donde deberás pinchar en Correo, y después en Redactar y responder.

Con esto llegas un menú donde puedes redactar la firma que desees. Lo bueno es que, en el cuadro de texto, también tenés opciones de formato y color para dejarlo todo a tu gusto. También puedes añadir imágenes y enlaces. Pero, sobre todo, asegúrate de marcar la opción para incluir la firma en cada nuevo correo que redactes, y también en los reenvíos y respuestas, si es lo que quieres.

8. Crear respuestas automáticas

Cuando te vas de vacaciones o decides dejar aparcado un tema laboral, o se lo comunicas a todo el mundo o creas respuestas automáticas para no tener que trabajar infinidad de veces con lo mismo. Y Outlook lo permite.

Basta con que despliegues los ajustes y accedas a la sección de ajustes avanzados al final de este listado. En la nueva ventana que aparece pincha en Correo y después en el submenú respuestas automáticas.

Aquí tendrás que activar la función y redactar el mensaje que quieres hacer llegar de manera automática a todos los correos entrantes de tu bandeja. Eso sí, también podrás especificar que estas respuestas se envíen solo a los mensajes llegados entre ciertas fechas, o solo para ciertos contactos.

9. Descargar todos tus mensajes

¿Necesitas hacer limpieza de tu correo electrónico sin perder ni un solo detalle? Pues hay una opción interesante para ello: descargar todos tus mensajes de correo. Algo que Outlook te permite hacer de la siguiente manera.

Despliega los ajustes y accede al menú avanzado con la última opción de este menú. En la ventana emergente deberás ir a la sección General y después pinchar en el submenú Privacidad y datos. Aquí te toparás con la función Exportar buzón de correo. Eso sí, el proceso puede demorarse hasta 4 días. Cuando la copia de seguridad esté lista recibirás un nuevo correo con un enlace para descargar todo el contenido en tu computadora.

10. Evitar distracciones

Si sos usuario móvil puedes evitar las distracciones que supone estar recibiendo correos cada dos por tres en tu Smartphone. Porque es útil tener el correo siempre a mano, pero puede ser desesperante ser alertado a cada paso. Por eso existe una fórmula para evitar distracciones y no ser notificado con cada mensaje entrante en la aplicación para móviles.

Basta con que abras la aplicación y despliegues el menú lateral de la parte izquierda. Pulsa en las tres rayas de la esquina superior izquierda para esto. Después, junto a tu dirección de correo, en la parte superior, pincha en el icono de la campana. Aquí podrás establecer los tiempos que quieres permanecer sin avisos. Puede ser manual, hasta que lo desactives, durante una sola hora, o incluso hasta el día siguiente. Además tenés varias opciones para programar el apagado de notificaciones durante viajes, reuniones y otros eventos de tu calendario.

11. Acciones rápidas en la app

Otra de las virtudes de usar Outlook en el móvil es la rapidez a la hora de gestionar la bandeja de entrada. Gracias a su diseño podemos realizar acciones directamente sin entrar al mensaje, lo que nos permite borrar o archivar directamente todo esto. Además podemos personalizar estas acciones rápidas.

Entra en los Ajustes con la rueda dentada dentro del menú desplegable de la parte izquierda de la pantalla. Aquí encontrarás el menú Opciones para deslizar el dedo. Con ello entrarás en una nueva pantalla donde podrás elegir la acción cuando deslizas a la derecha y cuando deslizas a la izquierda un mensaje. Pincha sobre la opción Cambiar para escoger la acción de cada gesto: eliminar, archivar, marcar como leído, mover a carpeta, marcar, posponer, leer y archivar o ninguna acción.

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