Microsoft Teams: los mejores trucos y consejos para tus videollamadas – Tips

La llegada del teletrabajo a nuestras vidas ha hecho crecer como la espuma las plataformas de videoconferencia. Microsoft, una de las empresas más influyentes del sector, cuenta con Teams. Si te está tocando lidiar con esta aplicación de videollamadas, los trucos y consejos que te proponemos en este artículo te ayudarán a sacarle todo el partido.

Microsoft Teams es una aplicación gratuita disponible para Windows 10 y macOS. También puedes utilizarla en Android y iOS. Las funciones que te recomendamos en esta guía han sido probadas con su última versión. En tuexperto también te hemos contado los mejores trucos para que uses Zoom como un profesional.

Si no tenés tu ordenador cerca, usa la versión web

Empezamos con un consejo básico, pero que puede serte útil en situaciones concretas. Si no puedes acceder a tu ordenador por algún motivo, Microsoft ha habilitado una versión web de Teams completamente funcional. Evidentemente, usar la aplicación es mucho mejor. Sin embargo, la versión web puede convertirse en una gran aliada, por ejemplo, si te has quedado sin batería y necesitás entrar a una reunión desde un ordenador público. Simplemente debes entrar en la página oficial de Teams, ingresar con tu cuenta y disfrutar de tus chats y videollamadas.

Cambia tu fondo con facilidad

Modificar el fondo durante tus reuniones es interesante por dos motivos: te da un aspecto más profesional y protege privacidad, sobre todo si estás en casa. Para cambiar el fondo en Microsoft Teams tan solo debes dar estos sencillos pasos:

1. Abre el menú principal durante una videollamada. Usa el icono de los tres puntos suspensivos.
2. Haz clic en Aplicar efectos de fondo.
3. En el listado de fondos que se mostrará en el lateral derecho de la pantalla, selecciona uno. Por el contrario, agrega uno personalizado con el botón Agregar nuevo.
4. Selecciona un fondo y pincha en Vista previa para ver una avanzadilla del resultado.
5. Usa Aplicar para que Teams cambie tu fondo definitivamente.

Es posible cambiar el fondo tantas veces como sea necesario. Los fondos más recomendables son aquellos que están compuestos por un color sólido. Por lo general, suelen dar mejores resultados y otorgan un aspecto más formal.

Guarda mensajes para más tarde

Microsoft Teams no solo sirve para hacer videollamadas. En realidad, la compañía quiere que la usemos como aplicación de mensajería. En referencia a esto, tiene algunos detalles interesantes. Los mensajes guardados son una de esas funciones que te permitirán ser más productivo con Teams. El guardado de mensajes puede usarse para recordar ciertas tareas o para volver a secciones de una conversión más tarde. Todos los mensajes guardados se pueden consultar con el comando /guardados de la barra de búsqueda.

Añade formato a tus textos

Seguimos con los mensajes de texto en Teams. Debes saber que pueden formatearse de la manera habitual. Es decir, la aplicación admite las combinaciones de teclas que son más frecuentes, como Control + B para la negrita o Control + I para la cursiva. Además, puedes usar el icono de la A que verás bajo el campo de texto para aplicar formato a un fragmento que hayas seleccionado. ¿Para qué puede ser útil esta función? Es importante en textos largos, pues ayuda a destacar puntos concretos. También es ideal para dar énfasis a una idea. Otros formatos disponibles son las listas, las citas, los enlaces y las tablas.

Usa el calendario para programar tus citas

Microsoft Teams integra un calendario para organizar tus citas fácilmente. Con cada nuevo evento que incluyas se generará un enlace que puedes compartir con los invitados de una reunión. Llama la atención que la aplicación de Microsoft también permite sincronizar el evento con Google Calendar. Al igual que sucede con las aplicaciones de calendario más conocidas, cuentas con la posibilidad de repetir eventos, de agregar una ubicación o de exponer los temas a tratar en la zona de notas.

Levanta la mano para hablar

Mantener una reunión organizada es vital para que sea realmente efectiva. Una de las maneras más sencillas de hacer esto es levantando la mano antes de hablar. Claro, es posible que pienses que con elevar tu mano física ya basta. Pero en las reuniones con muchos participantes puede ser una verdadera odisea para el moderador ver a todos los que tienen la mano levantada. Por eso, es recomendable usar la opción Levantar la mano, situada junto al menú de opciones. Así, Microsoft Teams muestra en el listado de participantes a todos aquellos que quieren hablar.

Cómo grabar las reuniones en Teams

La opción para grabar reuniones está disponible en el menú principal, junto a los controles de la reunión. Cuando se inicie la grabación se enviará una notificación a todos los participantes. También es interesante la función de transcripción, que genera un documento con el texto de todo lo que se ha hablado. Las grabaciones de la reunión se almacenan en SharePoint o en OneDrive, dependiendo del tipo de reunión iniciada.

Comparte tu pantalla con los demás

Como dice el refrán, vale más una imagen que mil palabras. En vez de tratar de explicar lo que sucede en tu pantalla o lo que estás viendo en ese momento, usa la función para compartir pantalla. Con ella podrás mostrar todo el escritorio o una aplicación concreta. Para iniciarla usa el atajo de teclado Control + Mayús + E. Escoge una ventana o toda la pantalla en el selector inferior. Marca la opción Incluir sonido del equipo si deseas transmitir lo que está sonando en tu PC. Cuando inicies la compartición, usa el botón Ceder el control para permitir a otros usuarios controlar tu ordenador.

Utiliza los comandos para ser más productivo

Finalizamos este artículo con un consejo para usar Teams más rápido. Se trata de los comandos, disponibles desde la barra de búsqueda. Para iniciar un comando, empieza escribiendo una barra inclinada (/). Entonces escribe el comando y ejecútalo con la tecla Intro. Puedes consultar todos los comandos disponibles en el sitio oficial de Teams. Algunos de los más interesantes son /ausente, para configurar tu estado como ausente, /archivos, para ver los archivos recientes o /teclas, para ver todos los métodos abreviados de Teams.